Viis nippi, kuidas mitte majandustarkvara valikuga puusse panna

Restorani või kaupluse avamisel on üks kõige olulisem samm õige kassasüsteemi valimine. Hea majandustarkvara paneb äri õitsema, vale tarkvara muudab kogu protsessi aga hoopis keerulisemaks. Mida peaks kassasüsteemi valikul kindlasti silmas pidama?

Vali kohe õigesti

Võib ju tunduda, et mis see kassasüsteem muud ikka on kui müügi registreerimiseks mõeldud aparaat, aga tänaseks sisaldab kassasüsteem kogu ettevõtte analüütikat, laohaldust ja kliendibaasi. Selle haldamiseks tuleb valida usaldusväärne ja tänapäevane tarkvara, sest ilma selleta kaugele ei jõua.

Ettevõtja seisukohast on oluline valida kohe esimese hooga õige tarkvara, sest hilisem tarkvarasüsteemi välja vahetamine on kulukas ja aeganõudev. Seepärast tuleb enne kindlaks teha, et valitud tarkvara on tänapäevane ja jätkusuutlik. Näiteks võib juhtuda, et restoran valib süsteemi, mis ei ole mõeldud restoranidele kasutamiseks ja peab hiljem topelt maksma, et toimiv süsteem paika saada. Ka Ektaco poole on sellise murega pöördunud mitu klienti. 

Kuula maad

Esimese asjana tasub uurida, millist tarkvara kasutavad teised sarnased ettevõtted. Kui plaanid avada kohviku, siis käi läbi mõned edukamad tegijad ja küsi nõu. Umbes 80 protsenti Ektaco uutest klientidest on jõudnud meieni soovituste kaudu. 

Kindlasti tasub rääkida kohviku personaliga, kes on majandustarkvaraga ise iga päev kokku puutunud. Uuri, kas süsteemi on mugav kasutada ning kuidas kollektiiv sellega rahul on. Klienditeenindajad kasutab kassasüsteemi üldjuhul ainult müügi registreerimiseks ja seepärast tasub nõu pidada ka omanikuga, kes peab kassatarkvarast kätte saama kogu ärianalüüsi jaoks vajaliku informatsiooni. 

Ära vaata ainult hinda

Nagu iga teise olulise valiku puhul, ei tasu ka majandustarkvara soetamisel lähtuda ainult hinnast. Tutvu programmiga süvitsi ja tee kindlaks, et selles on olemas kõik sinu äritegevuseks vajalikud funktsioonid. 

Iga endast lugupidav ettevõte teeb tulevastele klientidele põhjaliku programmitutvustuse. Tutvumisel tuleb arutada läbi kõik kliendi ootused ja konsultant peab oskama pakkuda just kliendi vajadustele vastavat süsteemi. Praegusel ajal ei pea selleks isegi kuskile kohale minema, sest konsultant saab programmi näidata ka Teamsi või Zoomi vahendusel. 

Võta terviklahendus

Pakkujaid on turul palju, aga nende seast tasub valida välja selline ettevõte, kes pakub oma kliendile terviklahendust. Palju leidub ka neid, kes pakuvad ainult programmi või ainult riistvara. See muudab tulevikus hoolduse ja arenduse keeruliseks.

Kui süsteem hakkab restoranis tõrkuma, ei peaklienditeenindaja teadma, kas probleem on programmis või arvutis ja lahenduse leidmiseks tuleb otsida abi kahelt erinevalt teenusepakkujalt. Kui nii riistvara kui tarkvara on võetud ühest ettevõttest, saab mured kiiremini lahendatud. 

Tänapäevased süsteemid on küllaltki töökindlad, aga majandustarkvara vajab sellest hoolimata tipptasemel hooldusmeeskonda, kes suudab pakkuda oma klientidele tuge igas olukorras. 

Vaata tulevikku

20 aasta eest arendati tarkvara, mis sai küll oma ülesandega hakkama, kuid oli keeruline kasutada. Tänapäeval on kasutajasõbralik disain ja mugavus üks tarkvara kõige olulisemaid omadusi. Tarkvara peab olema täielikult veebipõhine ning olulisele infole peab saama ligi igast seadmest, olgu selleks siis nutitelefon või arvuti. Samuti tasub uurida, millised on võimalused tarkvara liidestamiseks ning kas tarkvaral on võimekas API.

Tarkvara peab olema pidevalt edasi arenev toode ja see on võimalik vaid siis, kui ettevõttel on võimekas arendusmeeskond. Seepärast tasub enne valiku langetamist kindlasti küsida, millised on ettevõtte plaanid seoses tarkvara edasi arendamisega. 

Majandustarkvara punased lipud

Esimene ohumärk on see, kui kliendi päringutele vastamine võtab kaua aega ning suhtlusest või kohtumistest paistab välja, et ettevõttel puudub kliendi vastu suur huvi. Põhjuseks võib olla näiteks see, et ettevõte paneb palju rõhku välisturgudele, mistõttu keskendutakse mitmesaja poe või restoranidega kettidele ega pöörata väiksematele klientidele eriti tähelepanu.

Eestis tegutseval restoranil või poel tasub valida Eesti turule arendatud toode, millel on rohkem asukohapõhiseid arendusi, mooduleid ja integratsioonivõimalusi. Kui aga soovid avada esindusi mitmes riigis, on oluline uurida, kas süsteemi saab kasutada ka välismaal. Ektaco süsteemid on kasutusel Eestis, Lätis, Leedus, Soomes, Rootsis ja Araabia Ühendemiraatides, kuid enamik kliente on ikkagi Eestis.

Teine ohumärk on tehnoloogiline mahajäämus: kui ettevõte ei ole investeerinud tootearendusse, jääb programm ajale jalgu ning nõuab töötamiseks eriseadmeid. Kui ettevõttel puudub arendusmeeskond, ei saa toode kliendi ja turu vajaduste põhjal edasi areneda.
Ektaco kassasüsteemi kohta leiab rohkem infot siit.