Viis näpunäidet, mida majandustarkvara valimisel silmas pidada

Mitte ükski ettevõte ei saa praegusel ajal hakkama ilma majandustarkvarata, aga kuidas valida saadaolevatest kõige tõhusam, ettevõtte vajadusi kõige paremini rahuldav variant? Siin on valiku tegemiseks mõningad näpunäited.

Mõtle läbi, milliseid funktsioone majandustarkvara täitma peab ja ära usu universaalsetesse lahendustesse

Majandustarkvara täidab mitmeid erinevaid funktsioone. Turul on mitmeid süsteemipakkujaid, kes lubavad, et nende tarkvara on parim raamatupidamissüsteem, kassasüsteem, arvestab tööaega ja teeb kogu palgaarvestuse automaatseks ning mis veel parem: sobib kõikidele äridele. Kõlab liiga hästi, et tõsi olla? Enamasti nii ongi. 

Ettevõtete vajadused ja pakutava tarkvara funktsionaalsus on erinevad. Seetõttu on tihti mõistlik valida turu parim raamatupidamistarkvara ja liidestada see näiteks turu parima kassasüsteemiga. Alati on oluline kontrollida, et keegi ei müüks näiteks kauplustele mõeldud süsteemi restoranile ja ka vastupidi. 

Eri valdkondades on ka sarnaste funktsioonide täitmiseks vajalikud süsteemid üles ehitatud erinevalt. Üks asi on kassasüsteem näiteks väikeses suveniiripoes, midagi hoopis muud on see aga suures veekeskuses, kallis lauateenindusega restoranis või suurel väliüritusel telgist õlut müües — kassasüsteemide vajadused, varustus ja ülesehitus on neis kõigis väga erinevad.

Uuri välja, millised ettevõtted teenuseid pakuvad, ja lase pakutavat endale demonstreerida

Kui nii funktsioon kui konkreetsed vajadused on selged, selgita välja, millised on saadaolevad alternatiivid. Et teadlik valik teha, selleks pead teada saama, mille vahel üldse valida on.

Alustada võiks guugeldamisest, kasutades vastavaid märksõnu: kassasüsteem restoranidele, kassasüsteem kauplustele, läbipääsusüsteem, tööajarvestus tarkvara, raamatupidamistarkvara väikeettevõttele jne.

Teiseks on hea rääkida oma valdkonnas tegutsevate inimestega ja uurida, milliseid süsteeme nemad on kasutanud ja millised on kogemused. Vahel võib tulla kasuks pidada nõu kogenud töötajatega, kes oma varasema karjääri jooksul on mujal selle teemaga kokku puutunud.

Kui variantidest on ülevaade olemas, lase vähemalt paaril-kolmel ettevõttel pakutavat süsteemi esitleda ja seda kirjeldada, et veenduda, milline süsteem sinu ettevõtte konkreetsetele vajadustele kõige paremini võiks sobida.

Selgita välja, kas ettevõttel on piisav tehniline võimekus erinevaid majandustarkvara süsteeme ühildada ja andmeid hoiustada.

Tänapäeval on võimalik kõik ettevõtte IT-süsteemid omavahel suhtlema panna, nii et töötajate tööle saabumise registreerimine jookseb otse raamatupidamisse, kassast läbi käinud toodete müük otse laoseisu ülevaatesse ja väravaid läbinud klientide arv reaalajas vahetuse vanemale. Selleks peab teenusepakkujal olema vastav tehniline võimekus.

Seevastu arhailine süsteem, kus kassast tuleb päeva lõpus andmed käsitsi raamatupidamistarkvarasse ümber tõsta või meeskonnajuhil alluvate töötunnid eraldi kokku lüüa, raiskab mõttetult tööaega ja raha. Ka klientide jaoks teevad omavahel ühilduvad süsteemid kogemuse reeglina sujuvamaks ja meeldivamaks.

Eestis on selline võimekus olemas Ektacol, kelle arendatud kassasüsteem ja tööajaarvestuse tarkvara on liidestatud erinevate raamatupidamisprogrammidega ja kes omab mitmekümne aasta pikkust kogemust. 

Oluline on jõuda selgusele, kas pakutavad andmed on piisavalt kaitstud ja kas nad peaksid asuma ettevõtte serveris või hoopis teenusepakkuja pilves. Andmete oma serveris hoiustamine on üha riskantsem aina laiemalt levinud lunaraha nõudmiselt süsteemi blokeerivate küberrünnete tõttu. Selle tõttu on sunnitud töö seisma jätma ja kahju kandma ka suured Eesti ettevõtted.

Eelista suure meeskonnaga teenusepakkujat

Kuigi ühemehefirmad võivad olla tublid ja püüdlikud, on üldiselt mõistlikum eelistada suuremaid ja pikaajalisema kogemusega ettevõtteid. Neil on olemas mitmekesine teenuste palett, mistõttu pole vaja kalleid erilahendusi nullist üles ehitama hakata.

Väike meeskond ei suuda ka alati piisavalt kiiresti reageerida. Lisaks tekib suurem probleem, kui süsteemiarendaja ühel päeval enam teemaga tegeleda ei taha. 

Tugevatel, end tõestanud tegijatel on olemas töötajad, kes saavad probleeme lahendada ka õhtul hilja ja nädalavahetusel ning vajadusel tulla kohapeale. Ei üksiküritajad ega ka välismaal asuvad ettevõtted ei suuda sellist lahendust alati pakkuda.

Ära vali ainult hinda

Nagu ütleb inglise vanasõna: “Ma ei ole nii rikas, et võiksin endale lubada odavaid asju.” See käib ka majandustarkvara kohta. 

Tegemist on investeeringuga nagu iga teisega, mis tasub end ära efektiivsuse tõusu ja tagatud töökindluse kaudu. Hästi integreeritud, professionaalse tiimi loodud töökindla süsteemi sisseseadmise ja ülalpidamise kulud on palju väiksemad, kui töötajatele ebamugavat käsitöökohustust peale pannes, klientidega ebafunktsionaalsest tulenevaid tõrked lahendades ja lõpuks süsteemis niiviisi tekkinud vigu parandades. 

Kui aga süsteemid on juba paigas, siis neid uute vastu vahetama hakates tuleb sama investeering teha lihtsalt kaks korda. Lisaks ajakulule tekitab see segadust nii töötajates kui halvemal juhul ka klientides.

Nii et parem valida just selline süsteem, mis kõige paremini vastab ettevõtte vajadustele, sest see hoiab lõppkokkuvõttes kokku nii aega, raha kui närve. 

Artikkel avaldati algselt Geeniuse blogis.