Tööaja arvestus ja 2024. aasta kalendaarne tööajafond

Eesti Töölepinguseaduse kohaselt tuleb töölepingud sõlmida kirjalikult, ning kindlasti peab töölepingus olema välja toodud ka aeg, mil töötaja kokkulepitud tööülesandeid täidab. Traditsioonilisel tööajal 9-17 töötavate inimeste puhul on tööajaarvestus mõnevõrra lihtsam, graafiku alusel töötajate puhul pisut keerulisem, kuid ka keerulisemate töögraafikute koostamise saab enda ettevõtte jaoks võimalikult lihtsaks muuta. Tööajaarvestuse pidamise kohustus lasub tööandjal ning selleks on mitmeid erinevaid võimalusi. Järgnevalt toome ülevaatlikult välja vastused kõige tihedamalt tekkivatele küsimustele seoses tööaja arvestusega.

1. Millised võimalused on tööaja arvestuse pidamiseks?

Kuigi seadusega on ette nähtud, et tööajaarvestust peab pidama tööandja, siis vorminõuet sellele kehtestatud ei ole ning tööajaarvestuse pidamine on lubatud nii otse paberkandjal, Exceli tabelis kui ka digitaalses tööaja arvestuse lahenduses. Tööaja arvestus on kõige lihtsam selleks välja töötatud programmis. CompuAccess võimaldab ühes ja samas süsteemis tööaega planeerida, mõõta, analüüsida ning arvestada. Suur osa käsitsi sisestamisi kaob programmi kasutusele võtmisega ära, mis teeb tööaja arvestamise protsessi nii lihtsaks kui vähegi võimalik ja sobib nii väikeettevõttele kui ka suurtele tehastele. Seadus ei kehtesta vorminõuet tööaja arvestuse pidamisele. See tähendab, et sul on õigus seda pidada nii paberil, excelis kui ka digitaalses tööaja arvestuse lahenduses. Tööajaarvestuse lahendusega saab:

• Koostada töögraafikud kiirelt ja mugavalt kooskõlas iga töötaja kokkulepitud töökoormuse ning planeeritud puhkustega
• Lisada programmi piiramatu hulga kasutajaid ning tööliike
• Jälgida töövoogu reaalajas (kas veebist või kuvada olulist infot otse tsehhis asuval suurel ekraanil)
• analüüsida andmeid ning teha otsuseid ülevaatlike raportite alusel
• säästa palgaarvestusele kuluvat aega ning vähendada võimalikke vigu – käsitsi sisestamine asendatakse automaatse raportiga.

2. Millisel ettevõttel on mõistlik kasutusele võtta tööaja arvestuse programm?

Tööajaarvestust peavad pidama kõik ettevõtted, isegi kui on tegemist väikese ettevõttega. Väiksema ettevõtte puhul ning eriti juhul, kui tegemist ei ole graafiku alusel töötamisega, piisab tööajaarvestuse pidamiseks tõenäoliselt Exceli tabelist. Kui tegemist on suurema ettevõttega, siis muutub digitaalse süsteemi kasutusele võtmine kindlasti mõistlikuks, et vältida liigset ajakulu ning käsitsi sisestamisel tekkivaid vigu. Tööajaarvestuse süsteemiga saavad kaetud sellised teemad nagu:

• Töötajate tööpäevad ja töögraafikud
• Puhkusepäevad
• Haigusepäevad
• Vahetustega töö puhul ka öösiti töötamine
• Lepingute ja töölepingute iseärasused

Lisaks seadusest tulenevatele nõuetele võib tööaja puhul oluline olla ka ettevõtte juhtimiseks ning tegevuste planeerimiseks vajalik info, nagu näiteks:

• Töö ja tööaeg erinevates osakondades
• Osakondade vaheline liikumine
• Seadmete-masinate tööaeg

Sellistel puhkudel on tööaja arvestuse programmi kasutamine parim lahendus, et tagada tööde parim jaotus ja ülevaade.  Programm võimaldab igal ajahetkel välja võtta raportid nii ühe osakonna kui ka terve ettevõtte töötajate töötamise kohta.

3. Milline on tööaja arvestuse regulatsioon?

Töölepingu seaduses ei ole hetkel võrreldes eelmise aastaga muudatusi, kuid mõned väikesed muudtused rakenduvad alates 1. aprillist. Näiteks muutuvad paindlikumaks hoolduskohustusega töötaja töö- ja teenistustingimused ning muutub vanemapuhkuste ja -hüvitiste süsteem. 

• Täistööaeg on seitsmepäevase ajavahemiku jooksul 40 tundi. Tööandjal ja töötajal on lubatud kokku leppida lühemas tööajas.
• Töölepinguga on lubatud kokku leppida summeeritud tööaja kasutamises. See tähendab seda, et arvestusperioodi jooksul jaguneb tööaeg erinevatel nädalatel erinevalt.

Summeeritud tööajas kokkuleppimisel peab tööandja andma töötajale teada tööajakava teatavaks tegemise tingimused. Näiteks peab töötaja teadma, mis perioodi kohta on graafik koostatud, millal ta järgmise graafiku teada saab ja kui pikk on tööaja arvestusperiood. Summeeritud tööaja puhul võivad graafikujärgsed tööpäevad langeda ka riigipühadele ning nädalavahetustele. Riigipühadel töötatud tunnid tasustatakse kahekordselt, kuid nädalavahetustel töötamist täiendavalt ei hüvitata. Kindlasti on summeeritud tööaja puhul oluline ka see, et töötaja tööaeg ei ületaks 48 tundi nädalas ning tagatud peab olema nii igapäevane puhkeaeg (vähemalt 11 tundi 24 tunnises vahemikus) ning iganädalane puhkeaeg (36 tundi järjestikust puhkeaega nädalas). CompuAccess programmiga graafikute koostamisel jälgib programm ka kõiki seadusest tulenevaid nõudeid ning kui kogemata juhtub, et inimliku vea tõttu mõni nõue täitmata jääb, siis annab programm hoiatuse.

4. Milline on 2024 aasta kalendaarne tööajafond?

* Tulenevalt töölepingu seadusest  ja pühade ja tähtpäevade seadusest lühendatakse tööpäevi kolme tunni võrra, mis eelnevad uusaastale, Eesti Vabariigi aastapäevale, võidupühale ja jõululaupäevale.