Tark tootmisettevõte juhib muudatusi digitaliseerimisega

Koroonaviirusest tingitud keeruline olukord majanduses on lisaks turismi- ning teenindussektorile surunud raskesse olukorda ka paljud tööstusettevõtted. Kriiside ajal on tavaline, et räägitakse töömahu vähenemisest, töötajate koondamisest ning seeläbi suurenenud töötuse määrast. Tänapäeva kiiresti muutuvas maailmas jäävad ellu need, kes suudavad muutustega kohaneda ning innovatsiooni abil tööprotsessid efektiivsemaks muuta. Üks võimalus tööstusettevõtte efektiivsuse parendamiseks on tööajaarvestuse digitaliseerimine koos protseduuride parendamisega ning erinevate süsteemide omavahel integreerimine.

Tööjõukulu on tänapäeva Eestis tootmissektoris üks suurimaid kulusid, kuid samas on just töökorralduse valdkond sageli tehnoloogiliselt uuendamata – endiselt planeeritakse tööd Exceli tabelites ning töötaja tööaegu registreeritakse süsteemis, kust hiljem andmed käsitsi palgaprogrammi ümber kirjutatakse. See omakorda toob kaasa palju käsitööd, võimalikke vigu andmete mitmekordsel sisestamisel ning ei aita kaasa tööde optimaalsele planeerimisele ega trendide jälgimisele. Sellest lähtuvalt on üks võimalus kulude optimeerimiseks ning ettevõtte tegevuse efektiivsemaks muutmiseks just tööajaarvestuse ning läbipääsusüsteemide integreerimine ning automatiseerimine. Targad on need ettevõtted, kes keerulisel ning sellevõrra väiksema koormusega perioodil oma süsteemide efektiivsemaks muutmisega tegelevad ning parendatud süsteemidest seejärel veel pikkade aastate jooksul kasu lõikavad. Loomulikult kaasnevad uuele süsteemile üle minemisega alati teatud kulud. Täpseid hindu ei ole siinkohal võimalik välja tuua, sest erinevate suurusega ja vajadustega ettevõtete puhul on ka kulu erinev, kuid keskmiselt tasub süsteemi digitaliseerimine end ära vähem, kui kahe aasta jooksul. Kalkuleeri enda ettevõtte digitaliseerimise potentsiaalne tasuvusaeg siin.

Kuidas integreeritud läbipääs ning tööajaarvestus raha ning aega säästa aitavad?

Ettevõttele on kõige kahjulikum töötaja alati see, kelle tööaeg ilma tööd tegemata jookseb – ei ole harvad juhused, kus töötaja klõpsab oma tööaja jooksma majja sisse astudes ning seejärel veedab 40 minutit riideid vahetades, kohvi juues ning hommikust süües. Mõnes ettevõttes on see tööandja poolt aktsepteeritud, kuid tihedamini tuleb ette juhuseid, kus selline tegevus(etus) tegelikult soositud ei ole.

Hästi ülesehitatud süsteem võimaldab töövoogu algusest lõpuni planeerida ning registreerib õigel ajal ja õiges töökohas täpse teostatud tööliigi. Tegevuste täpne mõõtmine aitab ühelt poolt töötajaid distsiplineerida, tootmist optimeerida ning teiselt poolt õigemaid juhtimisotsuseid teha. Sellest, kuidas digitaalne tööajaarvestus aitab aega ning raha säästa saad lähemalt lugeda siit.

CompuAccess süsteemi kasutades koostatakse töögraafik tootmisjuhi poolt automaatselt kõiki seadusi ning töötajate puhkuseid ning muid vabu päevi arvestades automaatselt süsteemis ning igal töötajal on pidevalt võimalik oma töögraafikut ning tehtud töötunde kontrollida.  Töötaja registreerib terminalis oma tööle saabumise aja, seejärel tööpäeva jooksul ka täpsed tehtud tegevused ning pausid. Sellisel planeerimisel on mitmeid kasutegureid:

• Selgub täpselt kui palju aega mingile tegevusele kulub ning selle võrra saab tulevikus protsesse paremini planeerida nii, et järgmine töölõik planeeritakse lähtuvalt eelmise etapi valmimisest.
• Raportite põhjal selgub koolitusvajadus – kui mõnel töötajal võtab sama töölõigu täitmine keskmisest oluliselt kauem aega, siis tõenäoliselt saab tööd efektiivsemaks muuta. Samuti kui mõni töötaja töölõigu kiiremini tehtud saab, siis tema käest on kindlasti teistelgi õppida.
• Suureneb töötajate distsipliin ning garanteeritakse see, et tööaja sisse arvestatakse reaalselt töötatud aeg, mitte ebamõistlikult pikad ajad riiete vahetamisele või suitsupausidele. Reaalsed kogemused näitavad, et tööaja kaod vähenevad umbes kaks korda.
• Vähenevad tööajakaod liiga pikkade puhkepauside võrra ning samas on garanteeritud see, et töötajad pause piisavalt tihti teevad, et nad liigselt ära ei väsiks ning lohakusvigu ei teeks.
• Ühe kuu tööplaani baasilt saab teha juba korrigeeritud plaani järgmise kuu jaoks, et tootmine järjest efektiivsemaks muutuks.
• Töötajatel tekib motivatsioon teha töö ära parimate kaaslaste tasemel

Oma tegevusi saab terminalis mugavalt ja kiirelt registreerida kas RFID kaardiga või sõrmejäljega ning registreerimiseks kulub vähem kui üks sekund Samuti on seoses koroonapandeemiaga välja arendatud näotuvastuse lahendus, mille abil saab ilma ühegi puudutuseta avada ukse või pöördvärava ning end tööle registreerida.

Äsja on CompuAccess tööajaarvestuse lahendusele lisandunud ka mobiiliapp, mis võimaldab tööaja registreerida turvaliselt ainult mobiiltelefoni kasutades ning kolmandaid seadmeid puudutamata. Mobiiliappi on integreeritud ka asukohatuvastus ning lisaks on töötajatel mugav selle kaudu igal hetkel vaadata oma töögraafikut ning juba reaalselt tehtud töötunde. Lisaks tööstusettevõtetele on mobiiliapp väga mõistlik abivahend ka muude sektorite tööde planeerimiseks ning sobib oma olemuselt ka näiteks ettevõtetele, kes teenindavad mitmeid ärikliente või omavad mitmeid müügipunkte mille vahel töötajad roteeeruvad ning soovivad täpset ülevaadet erinevatele projektidele kulunud ajast.

Kuidas valida enda ettevõttele sobivaim süsteem?

Konkurents valdkonnas on kõrge ning abi ettevõtte tegevuste digitaliseerimisel pakuvad paljud erinevates maailma otstes toodetud tarkvarad. Ektaco suureks eeliseks on see, et kogu arendusprotsess toimub ettevõtte sees ning terve süsteem on võimalik mooduliteks lahti võtta. Nii saab väike ettevõte kasutada näiteks ainult tööaja registreerimist ning sadade töötajatega suurettevõte kasutada kogu pakutavat funktsionaalsust. Samuti on võimalik teostada ka eriarendusi täpselt vastavalt ettevõtte vajadustele, nii näiteks valmis äsja eriarendus Saint-Gobain Glass Estonia SE-le.

Lisaks riist-ja tarkvarale tegeleb Ektaco vajaduspõhiselt projektijuhtimisega ning juba enne toodete tellimist tehakse potentsiaalsele kliendile ka ettevõtte audit, mis täpsed vajadused välja selgitab.

Iga muutus vajab ettevõtte siseselt ümberkorraldusi ning uue süsteemiga kohanemist ning toeks ollakse ka juurutamisprotsessi juures. Senine kogemus näitab, et suuremate tööstusettevõtete puhul võib uute protsessidega kohanemiseks minna kuni paar kuud sõltuvalt motivatsiooni juhtimisest maja sees.  

Lisaks põhitegevusele ehk läbi tööde planeerimisele tootmise optimeerimisele on CompuAccess suureks abiks ka raamatupidamisele. Süsteem on suhteliselt lihtsalt integreeritav erinevate palgaarvestussüsteemidega, mis omakorda hoiab kokku aega sisestustelt ning välistab inimlike vigade tekkimise võimaluse andmete ühest süsteemist teise ülekandmisel. Süsteem toetab ka summeeritud tööajaarvestust ning kontrollib automaatselt ka vastavust kõigile seadustele hoides seeläbi kokku aega graafiku koostajate koolitustelt – näiteks annab süsteem hoiatuse, kui töötaja graafikusse ei ole planeeritud piisavad järjestikust puhkeaega. Samuti arvestab süsteem automaatselt töötajate puhkusi ning muid puudumisi ja võimaldab jälgida projektide tähtaegu ning seda, kui kaugele projektiga konkreetsel ajahetkel jõutud ollakse. 

Ettevõttest

Ektaco on enam kui 30-aastase kogemusega Eesti IT-ettevõte kahe põhilise ärisuunaga. Põhiliselt tootmisettevõtetele suunatud CompuAccess tööajaarvestuse ning läbipääsude lahendus aitab tööprotsessid efektiivsemaks muuta ning kulusid optimeerida. Ettevõtte praegune lipulaev CompuCash kassasüsteem on kasutusel valdavas osas kohalikes toitlustusettevõtetes, meelelahutuskohtades ning paljudes kauplustes. Põnevate projektidena oleme lisaks välja arendanud ka mobiilse parkimise süsteeme, Riigikogu istungite juhtimise süsteeme (hääletussüsteeme) ning palju muud. Lisaks Eestile on Ektaco tooted kasutusel ka paljudes välisriikides ning ettevõte kasvab pidevalt. Tänu oma paindlikkusele ning innovaatilisusele on ettevõte ka majanduskriisid ilma meeskonda kärpimata üle elanud.  

Artikkel ilmus esialgselt Äripäevas 4.09.2020.