Spordiasutust rajades pane aegsasti paika kassa- ja läbipääsusüsteem. Ümberehitus läheb kalliks

„Projekt, mille järgi me valla spordihoonet ehitama hakkasime, oli 13 aastat vana. Siis ei osatud praeguseid IT-süsteeme, olgu need kaardiga uste avamiseks või selle kassasüsteemiga ühendamiseks, isegi ette kujutada,“ räägib Mart Tilk, kes juhib Märjamaa valla spordikeskust. Maja sai valmis kolm aastat tagasi ja oli Raplamaa moodsaim spordihoone. Paraku selgus peagi, et nii mõndagi tuleb ikkagi ümber ehitada…

Tänaseks on hoonesse paigaldatud üks keskne IT-süsteem ja nii uste-väravate avamine, kappide lukustamine kui kõikvõimalikud müügitehingud erinevatest kliendipakettidest kuni sporditarveteni välja käivad kõik selle süsteemi kaudu. Et asjale aga alles pärast hoone valmimist mõtlema hakati, tõi ümberehitamise tõttu kaasa mõnekümnetuhandese lisaväljamineku, mida oleks aegsasti planeerides saanud vältida.

Hoone valmis nii, et kassasüsteem oli üks, lukud ja kõik muud süsteemid olid paigaldatud aga hoopis teistsuguse loogika ja IT-lahenduse alusel. See tegi nii sporditegijail kui ka administraatoril elu päris keeruliseks: pidevalt tuli žongleerida erinevate IT-süsteemide vahel, kõigel silma peal hoida ja pidevalt erinevad toiminguid dubleerida. Rääkimata sellest, et võimatu oli kehtestada tipptunnivälisel ajal soodsamat hinda või suunata kliendid vastavalt nende paketile vaid kindlatele aladele.

Tänapäeval tehakse äriotsuseid reeglina andmete põhjal, mitte kõhutunde pealt. Korralik integreeritud kassasüsteem võimaldab anda selge pildi, kes, kus, millal ja kuidas teenust kasutab. Seegi eeldab hästi omavahel ühendatud süsteeme ja läbimõeldud loogikat.

„Kui maja projekteeriti, siis oli arusaam, et inimene tuleb sisse ja ostab kassas pileti ning liigub edasi, kuhu soovib,“ räägib Tilk . Niimoodi enam ükski kaasaegne spordiklubi ega ujula aga ei tegutse.

Administraatoriga suhtlema ei peagi

„Praegune süsteem, mida kasutame, on kiipkaardipõhine, aga tegelikult on ju nüüd võimalus kasutada ka telefoni, nutikellasid ja igasuguseid muid kaasaegseid lahendusi,“ märgib ta. Klient üldjuhul administraatoriga peale teretamise suhtlema ei peagi. Ja soovi korral on võimalik pana süsteem toimima ka nii, et administraatorit klubis kohapeal polegi, kõik saab aetud automaatika abil.

Üheks põhjuseks, miks asjad läbi mõtlemata jäid, oli Tilga sõnul lihtsalt info puudumine: ei teatud, milliseid võimalusi pakub ühtne kassa- ja väravasüsteem.

Lõpuks pöördus spordikeskus Ektaco poole, mis juba aastakümneid pidevalt kõige moodsamaid lahendusi juurutades selliste integreeritud kassa- ja läbipääsusüsteemide osas on kindlasti Eesti tippude hulgas.

Tilk ütleb, et kuigi mõnele võib jääda mulje, et kõige parema süsteemi saab mõnelt IT-spetsialistilt eritarkvara tellides, siis tegelikult selline lahendus praktiline pole. „Esiteks läheb selline süsteem väga kalliks, samuti pole sellised süsteemid sama töökindlad, kui valdkonnale spetsialiseerunud ettevõttel nagu Ektaco, millel on palju kliente,“ räägib ta. Suurel tegijal on sealjuures pidevalt kättesaadav kasutajatugi, mida ühemehefirmad pakkuda ei suuda.

Enne projekteerima asumist tuleb ka IT-süsteem läbi mõelda

Koos hoone projekteerimisega tuleks läbi mõelda ja ära teha terve rida valikuid, sest neist sõltub see, kuidas läbipääsu-, müügi- ja kapisüsteemid paigaldada tuleb. Oluline on siinjuures näiteks vastavate kaablite vedamine, aga ka vajalike andurite ja muude seadmete vajalikesse kohtadesse paigaldamiseks võimaluse loomine.

Välja peaks mõtlema nii liikumistrajektoorid, erinevad paketid ja pakutavatest teenustest tulenevad eripärad, kui ka näiteks võimalikud lahtiolekuajad ja soodustused.

„Näiteks, kui inimene tahab minna jõusaali, siis kuidas pääseb ta riietusruumi tsooni? Kui spordisaali juures on ujula või saunad, siis kas jõusaali mineja pääseb ka sinna automaatselt või soovitakse sellisel juhul pakkuda eripaketti? Kas aeroobikasaali minejad võivad ka jõusaalis ringi teha? Ja kas aeroobikasse minejad peavad end selleks eelnevalt ka registreerima?“ esitab Tilk näidisküsimusi, mis kõik läbimõtlemist vajavad.

Kui kõik need trajektoorid ja paketid on paigas, tuleb läbi mõelda ka see, kas mingisuguseid erisusi tehakse näiteks spordikeskuse külastusaja pikkuse osas, või soovitakse soodustusi pakkuda näiteks kooliõpilastele ja pensionäridele. Lisaks toodete müügipool: kas soovitakse müüa näiteks sporditooteid või käterätte?

Märjamaa spordihoone puhul läks ümberehitus küll omajagu maksma, aga asutuse juhi Mart Tilga sõnul tasub see end kuhjaga ära. „Administraatoril on palju vähem tööd, andmed jooksevad kätte, aga eelkõige on see klientidele lihtsalt palju mugavam: saad trenni ühe kaardiviibutusega. Ja rahulolev klient on meile kõige tähtsam ja ettevõtmisele kõige kasulikum,“ võtab Tilk selle teema kokku. 

Artikkel ilmus algselt Geeniuse blogis.