Цифровое измерение рабочего времени с расчетом заработной платы

Планирование на производстве всегда имеет ключевое значение, но всё чаще на рынке с тесной конкуренцией побеждают именно те компании, которые в состоянии найти баланс между удовлетворенностью быстро меняющихся желаний клиентов и эффективностью планирования. Компании Hilding Anders помогает добиться этого равновесия система CompuAccess совместно с облачной системой заработной платы Columbus.

Компания HILDING ANDERS BALTIC AS известна на рынке Эстонии и стран Балтии, прежде всего, под названием Sleepwell – за год продается около 30 000 матрасов и кроватей этой торговой марки; также крупным клиентам предлагается и производство продукции под собственной торговой маркой (private label), так что вполне вероятно, что каждый читатель отдыхал на каком-то из матрасов, произведенных этой компанией. Предприятие входит в крупнейший концерн, занимающийся производством матрасов и кроватей – Hilding Anders. Производство высококачественных матрасов обеспечивается благодаря хорошей организационной культуре, автоматизированным процессам управления и заботе о благополучии работников. К счастью, на сегодняшний день есть инструменты, которые способствуют эффективному управлению процессами и исключают возможности для возникновения человеческих ошибок.

Эту компанию делает уникальной то, что речь идет о достаточно большом концерне, но в то же время у нее есть и полностью собственный бренд Sleepwell, в случае которого компания сама занимается всем процессом – от разработки продукции до стратегий продаж и маркетинга. «Так что эта торговая марка очень нам по душе и любима нами», – говорит менеджер по персоналу предприятия Кармен Фрош.

Будучи частью большого концерна, естественно, компания получает поддержку и извне, а также около 80% от общего объема работ фактически представляют собой заказы концерна – в Эстонии производятся от начала и до конца наматрасники, а из новинок с конца прошлого года также производится и сам ватин. Эстонский завод можно назвать технологическим центром знаний концерна в швейной сфере.

Хотя предприятие ведет деятельность как часть большого концерна и значительное количество заказов поступает именно оттуда, большая часть управленческой деятельности всё же независима от материнской компании, и планирование работ происходит на месте. Возможно, дочерним компаниям дается много свободы ввиду того, что результаты у предприятия хорошие, работники могут смело выражать свое мнение и вносить хорошо обоснованные предложения, а процессы годами изменяются очень постепенно. Эстонские компании очень сильны именно в планировании, и многие работающие здесь специалисты по планированию работают также и на благо концерна.

Терминалы CompuAccess удобно установлены рядом с рабочим местом. На предприятии Hilding Anders в общей сложности 10 терминалов, и работник может быстро отмечать, какая именно работа выполняется, и в каком отделе.

Программы, общающиеся между собой, экономят время

Hilding Anders Baltic AS использует для расчета зарплаты облачную систему заработной платы Columbus, а для планирования работ и рабочего времени – систему CompuAccess, что обеспечивает эффективную организацию труда, устраняя необходимость многократного ввода данных и способствует увеличению эффективности производства.

Система CompuAccess:

• Автоматически общается с облачной системой заработной платы Columbus и не требует двойного ввода данных. Синхронизация и импорт происходят автоматически.
• При помощи CompuAccess собирается информация о выполненных работах, рабочих местах и типах рабочего времени.
• Регистрация работ представляет собой простой процесс, реализованный с помощью чип-карты или отпечатка пальца. Терминалы долговечны и могут использоваться даже при минусовых температурах и в очень пыльном помещении.
• Из системы можно легко получить необходимый отчет, так что каждый руководитель получает ту информацию, которая нужна именно ему.

Облачная система заработной платы Columbus:

• Облачная система сочетает в себе управление персоналом и расчет заработной платы, при поддержке мощной бизнес-аналитики.
• Использование данного решения по-настоящему удобно благодаря электронной среде самообслуживания, что позволяет распределить административную нагрузку внутри предприятия.
• А также этому, конечно, способствуют услуги электронного государства и возможности для комбинации с уже имеющимися пакетами программного обеспечения.

Решение в пользу системы CompuAccess было принято исходя из производственной необходимости. Еще до внедрения системы CompuAccess и облачной системы заработной платы Columbus на предприятии долгое время использовалась электронная регистрация рабочего времени с помощью чип-карты, но ею регистрировались только приход на работу и уход с работы. Поскольку в компании Hilding Anders более 300 работников, а также много различных отделов и рабочих обязанностей, имелась необходимость понять, где в действительности находятся человеческие ресурсы в каждый момент времени, и какую работу они выполняют. «На самом деле нас как работодателя интересует не то, как долго человек находится в здании, а то, сколько работы будет выполнено, и сколько времени будет потрачено на конкретные действия», – комментирует Кармен.

В системе CompuAccess работник регистрируется с помощью чип-карты или отпечатка пальца именно в том центр, где он приступает к работе, и там же он определяет и то, чем он в настоящее время занимается. Работник сам может выбирать, что использовать для регистрации в системе – отпечаток пальца или чип, и предпочтения тоже бывают разные – кому-то нравится один вариант, а кому-то – другой. На сегодняшний день чип необходим в компании Hilding Anders еще и потому, что открытие дверей пока не работает с помощью отпечатка пальца, а также с помощью чипа регистрируются и обеды, которые частично компенсируются предприятием. Использование чипа при оплате обеда, в свою очередь, еще и экономит время, поскольку вместо того, чтобы тратить время на расчеты наличными деньгами и банковской картой, а также на простаивание из-за этого в очередях, работники могут спокойно сосредоточиться на еде в течение всего своего обеденного перерыва.

Несколько месяцев внедрения окупаются очень быстро

Переход на симбиоз системы CompuAccess и облачной системы заработной платы Columbus как единое целое занял у компании Hilding Anders, вместе с переговорами и всем остальным, около четырех месяцев, и к настоящему времени эта инвестиция себя вполне окупила.

По сравнению с предшествующей ситуацией, на сегодняшний день 11 руководителей коллективов предприятия ежедневно экономят как минимум полчаса рабочего времени. Если ранее каждому руководителю нужно было составлять график работы для своего отдела, то в настоящее время составление графика полностью автоматизировано. По каждому работнику в системе имеются нормативные часы, оговоренные договором, и на основе этого система составляет график работы автоматически. Ранее руководителям отделов иногда приходилось заниматься и такими проблемами, как работник, забывший карточку дома, или забывший зарегистрироваться при входе или выходе. Теперь больше не нужно выполнять такую работу «сыщика», и за счет сэкономленного времени можно заняться чем-то более осмысленным. Разумеется, сэкономить время помогает и то, что для расчета заработной платы больше не нужно сравнивать графики работы в различных системах с реально отработанными рабочими часами, поскольку эту работу выполняют сами программы.

Обзор текущего состояния работ постоянно отображается на больших экранах, которые также стали хорошим подспорьем и при проведении собраний.

Помимо конкретно измеримой экономии времени в виде административных расходов, также стало значительно более эффективно использоваться рабочее время. Поскольку действия хронометрировались и до перехода на систему CompuAccess, известно, что ранее некатегоризированные действия составляли примерно 13% от всех отработанных часов, а в некоторые месяцы – даже 20%. Это то время, в отношении которого нет уверенности в том, какие действия выполнялись в данное время.  На сегодняшний день эта цифра составляет менее 5%. Это также означает и то, что теперь можно гораздо лучше планировать производство, поскольку точно известно, сколько времени нужно на тот или иной процесс.

Бонусом системы CompuAccess является то, что каждый работник может получить необходимый ему отчет. Для расчета заработной платы можно получить информацию о времени, затраченном на выполненные работы, и о его видах, причем можно также учесть, например, часы ночной работы, государственные праздники и прочие необходимые опции. Для планирования производства можно получить информацию о конкретных работах – например, если выяснится, что выполнение одной работы, являющейся предпосылкой для другой работы, занимает больше времени, то можно эту задержку включить в планы.

Работники приветствуют новое решение

Поскольку в компании Hilding Anders и до перехода на систему CompuAccess и облачную систему заработной платы использовалась регистрация рабочего времени, а также ввиду того, что деятельность предприятия осуществляется на основе сдельной работы, ознакомление с новой системой не представляло трудностей для работников. Скорее внедрение новой системы вызвало положительные отзывы – например, высоко ценится то, что каждый сотрудник может получить обзор выполненных им работ по электронной почте.

Если ранее в конце смены зачастую возникала ситуация, когда люди стояли у регистратора в очереди, то к настоящему времени работники поняли, что плюс-минус пара минут не так уж и важны, и что никто не будет наказан за то, что ушел с работы за две минуты до окончания рабочего времени – практикуется разумный подход: если работа выполнена, то это как раз и значит, что пора идти домой, и не нужно минута в минуту дожидаться конца рабочего дня.

В качестве одного из видов заработной платы на предприятии используется так называемая «плата за категорию» – она выплачивается исходя того, сколько различных служебных обязанностей работник способен выполнять – например, если он умеет делать только одну работу, пару разных работ или даже все работы. Поскольку при планировании производства быстрое реагирование на желания клиента имеет ключевое значение, очень важна гибкость работников, и эффективнее всего планировать производство, разумеется, в том случае, если работники умеют выполнять как можно больше различных этапов производства. Впоследствии из отчета, опять же, можно легко узнать, какие именно работы выполнял конкретный работник, и сколько времени у него это заняло. Также на основе этого можно планировать потребность в обучении.

«В случае компании Ektaco для нас, опять же, очень важна гибкость. Для нас крайне важно, чтобы партнер думал вместе с нами и был готов продумывать даже специфические вопросы – мы не хотим половинчатых решений: если уж делать, то на 100%! Мы получаем от Ektaco очень большую поддержку, и действительно понятно, что эта компания не просто предлагает стандартное готовое решение, а глубоко вникает в наши потребности», – резюмирует Кармен Фош.

Подробнее прочесть о техническом решении CompuAccess на предприятии Hilding Anders Baltic OU можно здесь.