Miks nii paljud kaupmehed on valinud ettevõttele vale kassasüsteemi?

Korraliku lao- ja müügitarkvarata on ettevõtjatel väga raske kaupluse müügiga tegeleda, protsesse korraldada, ladu hallata ning eelarveid ja eesmärke seada. Aga milline on korralik ja kõiki vajadusi arvestav tarkvara? Mida pidada silmas kaupluse jaemüügilahenduse valikul?

Töö vale kassasüsteemitarkvaraga on nagu pimeduses kompamine. Aga alustame sellest, et miks on üldse tehtud vale valik? Harilikult on sel juhul jäänud tegemata eeltöö: toote tutvustused on läbi töötamata, oma ala ekspert kaasamata ning valitud on lihtsalt esimene ettejuhtuv teenusepakkuja. Tegelikkuses tasub olla hoolikam, sest iga hilisem muudatus on ajaliselt ja rahaliselt kulukas.

Kui kaupmees mõistab, et valitud lahendus ei ole kõige parem, jääb ta sageli ikkagi sellele vaatamata puudujääkidele truuks, sest vahetamine uue süsteemi vastu tundub keeruline protseduur. Tegelikkuses ei pruugi see üldse nii raske olla, sest koostöös IT-partneriga saab näiteks andmete ületoomist ühest tarkvarast teise edukalt automatiseerida. Pigem on soovitus teha vahetus kohe ära, kui selleks esimene vajadus tekib. Sest mida rohkem äri kasvab, seda keerukam on hiljem muudatusi ellu viia. Ja nii võib kaupmees jääda iseenda tehtud vale valiku lõksu: arendusi ja investeeringuid on tarkvarasse omajagu tehtud, ent programm pärsib ikkagi äri arengut.

Millest alustada uue tarkvara valimisel?

Põhjalik eeltöö. Kaupluse müügitarkvara valimisel tuleks alustada eeltöö tegemisest ja leppida kokku demoseansid. Esmalt tuleks lasta tarkvarapakkujal teha põhjalik tootetutvustus, kus selgitatakse kassatarkvara funktsionaalsust ja tutvustatakse meeskonda. Seejuures on arendusmeeskonnaga sama oluline hooldusmeeskond.

Tarkvara funktsionaalsus. Väga oluline on tarkvara funktsionaalsus, näiteks võiks tänapäevane kaupluse kassasüsteem olla täielikult veebipõhine ehk sellega saab töötada igas seadmes sõltumata asukohast. Samuti on väga tähtsad liidesed erinevate finants- ja raamatupidamisprogrammide ning veebipoega. Viimane on tänapäeval juba elementaarne, sest korraliku ühtse laosüsteemita pole võimalik erinevate kaupluse ning e-poe seisu hallata. Kindlasti tasub uurida ka erinevaid maksevõimalusi, näiteks saab kassasüsteemi paigaldada pangaterminali, mis loob võimaluse teenindada klienti otse saalist, vajamata klassikalist kassaletti.

Rahvusvahelisus. Kas valikus olevat poetarkvara pakutakse ainult Eesti turul või on võimalik sellega laieneda ka teistesse riikidesse? See on oluline, sest näiteks Lätis ja Leedus on kassasüsteemidele karmid reeglid ning seal peab olema poe tarkvarasüsteem sertifitseeritud. See tähendab, et kui teil on plaan Baltikumis laieneda, tasub valida pakkuja, kellel on kogemusi nendel turgudel viperusteta toimetada. Samuti peab tarkvarafirmal olema huvi teha Eestis arendustööd, sest kui arendaja keskendub USA-le, võivad tema siinse turu kliendid jääda vaeslapse rolli.

Tagasiside teistest kasutajatelt. Kõige lihtsam saada adekvaatset kriitikat ja tagasisidet teistel kasutajatelt – astuge sisse konkurentide ärisse ja tehke juttu, kuidas nad oma tarkvaralahendusega rahul on.

Tarkvara ja seadmed ühelt ettevõttelt. Enne lõpliku valiku tegemist veenduge, et nii seadmed kui ka tarkvara tulevad ühelt ettevõttelt. See aitab vältida olukorda, kus tarkvaraettevõte ütleb, et viga on seadmetes, ja seadmepakkuja vaidleb, et viga on tarkvaras. Klient jääb aga kahe ettevõtte vahele ja ei saa vajalikku teenust.

Iseteeninduskassade võimekus. Üha enam liigub kogu äri iseteeninduste peale ja kui tarkvaral see võimekus puudub, võib lähiajal olla jällegi tarvis valitud lahendus välja vahetada.

Kaasaegne tehnoloogia ja maksimaalne mobiilsus. Paraku on turul endiselt mitmeid tarkvaraettevõtteid, kes on jäänud kinni paarikümne aasta tagusesse aega, mil kassasüsteem vajas eraldi andmebaase. Moderne kaupluse tarkvara käib ajaga kaasas ja võimaldab ka mobiilsed seadmeid samasse süsteemi lülitada.