Kas tööajaarvestus mõne kiire klikiga on tõesti võimalik?

Olukord, mil palkade maksmise tähtaeg on kohe käes, aga veel viimase hetkeni tuleb ettevõtte erinevatest osakondadest infot muudatuste kohta on ilmselt tuttav igale palgaarvestajale ning raamatupidajale. Andmeid, mida tuleb arvesse võtta on väga palju. Tihti tuleb osa infost personaliosakonnast, teine osa tootmisjuhtidelt ning andmeid peab kokku koondama erinevatest programmidest ja võib-olla isegi Exceli tabelitest.

Mis oleks, kui saaksid igal kuul hulga aega kokku hoida? Tegelikult ei pea tööajaarvestus sugugi nii keeruline olema. Ette planeerides ning osa tööst sujuvalt teistele osakondadele delegeerides on võimalik igakuist viimase hetke kaost vältida.

Tööajaarvestuse olulised komponendid

Suures plaanis koosneb ladus tööajaarvestus kolmest võtmekomponendist. Kui kõik need komponendid on korrektsed ning õigel ajal valmis, on ka tööajaarvestus imelihtne. Hea uudis on see, et osa tööst saab delegeerida teistele osakondadele neile seejuures lisatööd tekitamata vaid vastupidi hoopis väärtust juurde luues.

1. Korrektsed andmed iga töötaja kohta
   Töölepingute sõlmimisega tegelevad ettevõtetes enamasti personalitöötajad ning nende haldamiseks kasutatakse mõnd personaliprogrammi. Olenemata ettevõttest või kasutusel olevast tarkvarast on protsess ning murekohad sarnased. Iga töötajaga on sõlmitud tööleping, kus on kirjas tema täpne töökoormus, ametikohad, mille alusel talle palka makstakse (töötunnid, tükitöö, boonused) ning muu oluline info. Mõnel kuul töötajad puhkavad. Mõned töölepingud algavad või lõppevad kuu keskel või muudetakse kuu keskel lepingus kindlaks määratud töökoormust. Kogu selle info baasil selguvad vastava kuu normtunnid, normtundide baasil saab omakorda vajadusel välja selgitada üle- või alatunnid.
   Sujuva tööajaarvestuse jaoks on vajalik, et süsteemis olev info oleks korrektne ning see osa palgaarvestusest on tegelikult personalispetsialistidele delegeeritav. Delegeerimine ei tähenda siin aga seda, et personaliosakond andmeid topelt sisestama peaks – need andmed on neil niikuinii olemas ning personaliprogramm tuleb lihtsalt ülejäänud süsteemiga suhtlema seadistada.
2. Reaalselt töötatud aeg
   Ideaalses maailmas teeks iga töötaja alati 40 tundi tööd nädalas. Tootmisettevõtetes on tihti korraga käimas mitu erinevat tööetappi, mis vajavad erinevatelt ametikohtadelt erinevat panust ning see panus ei ole sugugi alati automaatselt täpselt 40 tundi nädalas. Keerukate protsesside käsitsi planeerimine ning töögraafikute koostamine võib olla väga töömahukas.
   Suurte ettevõtete puhul on kõige efektiivsem seada sisse automatiseeritud süsteem, kus iga töötaja saab oma tööaja alguse ja lõpu ise mugavalt registreerida. Tehniliselt saab seda teha nii RFID kaardi, sõrmejälje, mobiiliäpi kui ka näotuvastuse abil.
   Reaalselt töötatud tunnid võivad planeeritud tundidest erineda – mõnikord on see põhjendatud, näiteks täideti mõnda viimasel hetkel saabunud suuremat tellimust. Mõnikord ei ole põhjendatud, sest töötaja lihtsalt unustas end pärast tööpäeva lõppu välja logida. Tavaliselt kontrollivad tehtud töötundide korrektsust osakonnajuhatajad, kelle ülesandeks on reaalselt töötatud tundide kinnitamine nii, et palgaarvestaja „lauale“ jõuavad kokkuvõttes ainult korrektsed töötunnid. Osakonnajuhataja saab reaalsete andmete põhjal teha järgmise töögraafiku planeerimiseks paremaid otsuseid.
   CompuAccessi klientide kogemusele baseerudes teame, et tööaja registreerimise töötajale delegeerimisel on ka lisaboonus töötajate distsipliini tõusmise näol. Vähenevad nii hilinemised kui ka suitsupausid.
3. Töötundide ettevalmistus palgaarvestuse jaoks
   Iga ettevõte on oma reeglitega ning tihti on vaja arvestada lisaks normtundidele ja reaalselt töötatud tundidele veel ka näiteks öösel töötatud tunde või lahutada tööajast lõunad. Summeeritud tööajaarvestuse puhul ei pruugi olla kõik registreeritud tunnid automaatselt palgaarvestuseks sobilikud. Arvesse tuleb võtta paljusid nüansse – tööajaarvestuse tüüpi, arvestusperioodi pikkust, töökoormust, erinevalt tasustatud tööetappe, öötööd või tööd riigipühal ning palju muud taolist. Kaasaegsed tööajaarvestuse programmid oskavad suurt osa neist detailidest juba automaatselt arvestada ja luua vajalikud andmed palgaarvestuse jaoks. Lisaks võetakse palga arvestamisel aluseks tunnid, mis on juba eelnevalt osakonnajuhatajate poolt kontrollitud, seega on palgaarvestuse protsess sujuv.
   Ka seda etappi saab juba süsteemi üles seades tarkvara abil lihtsamaks muuta, sest standardlahendusest alati ei piisa ning tarkvara tasub enda ettevõttele sobivamaks sättida. Graafikute koostamisel on hea, kui tarkvara juba automaatselt ka riigis kehtivaid seaduseid arvesse võtab. Kindlasti tuleks kogu vajadus juba tarkvara juurutamisel läbi mõelda, et hilisem töö lihtne oleks.

Kuidas valida enda ettevõttele sobivaim tööajaarvestuse tarkvara?

1. Tea enda ettevõtte vajadusi. Kümne töötaja puhul piisab tõenäoliselt Exceli tabelist. Suurte tehaste puhul tasub aga mõelda lahendustele, mis on võimalikult hästi automatiseeritavad ning valida tarkvara, mille abil muutub lihtsamaks töögraafikute koostamine ning andmed liiguvad erinevate programmide vahel sujuvalt.
2. Vali tarkvara, millel on olemas tehniline tugi. Tänapäeval on palju ettevõtteid, mis müüvad one-fits-all standardlahendust, mis on küll ehk soodne, aga mida ei ole võimalik kuidagi just enda soovidele vastavalt kohendada. Vali tarkvara, mille arendusmeeskond reageerib just sinu ettevõtte vajadustele ja mõtleb kaasa.
3. Ole kindel, et saad oma andmeid kasutada. Paljudest programmidest ei saa oma andmeid lihtsalt välja võtta. Vali tarkvara, millel on liidestusvõimalused mitte ainult raamatupidamisprogrammidega vaid API abil ka kõige muu vajalikuga. Sinu andmed on sinu omad!
4. Vali programm, mis on kasulik mitmele osakonnale. Personaliosakond vajab lepingutega seotud infot, tootmisjuhid tahavad näha efektiivust ning palgaarvestaja jaoks on vajalikud korrektselt sisestatud töötunnid. Kõik see on võimalik saada ühest tarkvarast nii, et numbreid ei pea käsitsi ühest programmist teise liigutama.

CompuAccess kui tööajaarvestust lihtsamaks muutev pusletükk

Hästi ülesehitatud tööajaarvestus algab tegelikult juba planeerimisest ja graafikute koostamisest ning võimaldab lisaks tööajaarvestusele ka protsesse efektiivsemaks muuta. Kui andmed on ühel korral sisestatud ning CompuAccess API abil teiste kasutusel olevate programmidega liidestatud, siis mingit topelt sisestamist enam teha ei ole vaja. See säästab ühelt poolt aega, aga teisalt ka andmete ümber tõstmisel tekkivaid võimalikke vigu.
CompuAccessi puhul on süsteemis olemas normtundide info (mis võtab arvesse ka kõiki Eesti Vabariigis kehtivaid seaduseid ning vabu päevi), tootmisjuht saab samas süsteemis töögraafiku koostada, töötajad registreerivad ise oma tööaja (vajadusel saab eraldi mõõta ka tehtud tegevusi ning pause)  ning samast süsteemist jõuab info koheselt raamatupidajale.

Nagu eespool öeldud – iga ettevõte on eriline ning kuigi CompuAccessi puhul on tegemist valmis tootega teame, et paljudel ettevõtetel on vaja ka eriarendusi ning oleme neid alati valmis vastu võtma. Lisaks tööajaarvestuse tarkvara arendamisele tegeleb meie meeskond ka projektijuhtimisega ning enne tööle asumist teeme kliendi ettevõttele auditi, mis täpsed vajadused välja selgitab ja osaleme vajadusel uue tarkvara juurutusprotsessi juures. Samuti on oluline ka see, et CompuAccessil on olemas liidestusvõimalus ning andmeid saab erinevate programmide vahel edukalt liigutada nii, et neid kunagi topelt sisestama ei pea. Koheselt on CompuAccess integreeritav näiteks selliste programmidega nagu Columbus Axapta, Merit, Taavi Directo, Persona, Joosep ja Excel, kuid API abil saab ühendada ka muud vajalikud programmid.

Ettevõttest

Ektaco on enam kui 30-aastase kogemusega Eesti IT-ettevõte kahe põhilise ärisuunaga. Põhiliselt tootmisettevõtetele suunatud CompuAccess tööajaarvestuse ning läbipääsude lahendus aitab tööprotsessid efektiivsemaks muuta ning kulusid optimeerida. Lisaks tootmisettevõtetele leiab CompuAccess aina enam tõestust ka toitlustusettevõtete töögraafikute haldamisel ning tööaja automatiseerimisel.
Kassasüsteem CompuCash on kasutusel valdavas osas kohalikes toitlustusettevõtetes, meelelahutuskohtades ning paljudes kauplustes. Põnevate projektidena oleme lisaks välja arendanud ka Riigikogu istungite juhtimise süsteeme (hääletussüsteeme) ning palju muud. Lisaks Eestile on Ektaco tooted kasutusel ka paljudes välisriikides ning ettevõte kasvab pidevalt.

Artikkel ilmus esmakordselt Eesti Raamatupidajate Kogu kodulehel siin.