Istungite ja koosolekute juhtimissüsteemid

Paljudel kohalikel omavalitsustel ja suurtel organisatsioonidel on probleeme volikogu, nõukogu, juhatuse või komisjonide liikmete koosolekuotsuste ja hääletustulemuste läbipaistvusega, sest protokollimine ning koosolekute läbiviimine käib endiselt paberi ja pliiatsi abil.

Uue tarkvara abil saab teha osalejate kohalolekukontrolli, esitleda koosoleku päevakorda ja läbi viia esinemisi, korraldada nii avalikke kui ka salajasi hääletusi ning koostada koosoleku protokolle.

Sarnaselt riigikogu istungite ülekannetelt nähtule saab näidata nii osalejatele kui ka näiteks aktsionäridele või pealtvaatajatele koosoleku päevakorda, mille külge on liidetud ettekandja või kaasettekandja presentatsioon või muud seotud dokumendid. Pärast teema tutvustust saab esitada küsimusi ning kommentaare ja hääletada. Tulemused salvestatakse ning iga istungi või koosoleku kohta valmib protokoll – vastavalt soovile ja vajadusele kas lihtne protokoll või siis põhjalikum koos kommentaaride ja küsimustega.

Veebipõhine programm arvestab erinevate nutiekraanidega ja on kasutatav erinevatel platvormidel nagu iOS, Windows või Android.

Rakenduse hinnastamine käib osalejate arvu põhjal ning on mugavalt ja taskukohaselt kuupõhine. Eraldi seadmeid süsteem ei vaja ja piisab koosolekul osaleja enda arvutist või telefonist. Logimine koosolekusüsteemi on vastavalt kliendi valikule kas paroolipõhine või käib Smart-ID, Mobiil-ID või ID-kaardi abil. Andmed talletatakse turvaliselt pilveserveris, kuhu võõrad infole ligi ei pääse.

Enamikel Eesti kohalikel omavalistustel ja suurematel organisatsioonidel on kasutuses dokumendihaldustarkvara Amphora, mida saab edukalt uue koosolekusüsteemiga integreerida. Vajadusel ehitab Ektaco aga liidestusi ka teistele tarkvaradele.

Elektroonselt fikseeritakse kõik esinemiste soovid ja sõnavõtud. Kõneleja informeerimine ajalimiidi lõppemisest. Hääletuste läbiviimine ning tulemuste kuvamine reaalajas. Kiired ja operatiivsed muutused istungi ajal. Istungi protokoll tekib automaatselt.

Hinnanguliselt võib organisatsioonis saavutada kuni kolmandiku töötundide või personali kokkuhoidu, kui süsteemi liidestusi ja protseduure järjekindlalt ellu viia.

Tagab kvaliteetse pildi, kaamera juhitakse automaatselt esinejale. Puudub vajadus eraldi operaatori järele ehk jällegi kulude kokkuhoid.

Video saab edastada reaalajas internetti ning tekib järelvaadatav veebiarhiiv. Automaatne helisalvestus  võimaldab videost luua eraldi helisalvestise, mille eeliseks väiksem maht, tekib ka järelkuulatav arhiiv.

Stenografeerimise võimalus – esinemistest saab automaatselt koostada stenogrammid. Süsteem lisab esinemiste algusesse ja lõppu sõnavõtjate nimed automaatselt. Avalikkuse suurema huvi korral saab stenogrammidest hõlpsamalt tsitaate võtta.

Väiksem paberikulu – Haldussüsteemi rakendamisel võib säästa kuni 95% paberit, kui programm on liidestatud dokumendihaldussüsteemiga ning organisatsioonisiseseid protseduure on muudetud.

Saab kasutada nii istungite läbiviimiseks, kui konverentsisüsteemina – sageli on istungite saalid kasutusel ka muul otstarbel. Oleme sellele mõelnud -vajadusel saab puldid laudadelt eemaldada.

Kohandatav – süsteem on seadistatav vastavalt teie vajadustele, mitte teie ei pea kohanema süsteemiga.

Ühilduvus – kui teil juba on kasutusel oma dokumendi- haldussüsteem, kus loote päevakorrad ning kajastate istungite protokolle, siis sellega on arvestatud ning meil on lihtne luua just teile sobiv liidestus.