Digitaalne tööaja mõõtmine koos palgaarvestusega

Tootmises on planeerimine alati võtmetähtsusega, kuid aina enam võidavad tiheda konkurentsiga turul just need ettevõtted, kes suudavad leida tasakaalu klientide kiirelt muutuvate soovide rahuldamise ning planeerimise efektiivsuse vahel. Hilding Andersil aitab tasakaalu saavutada CompuAccess süsteem koostöös Columbus pilvepalgaga.

HILDING ANDERS BALTIC AS on Eesti ja Baltikumi turul tuntud eelkõige brändi Sleepwell nime all – madratseid ja voodeid müüakse selle brändi all aastas ligi 30 000 ning lisaks pakutakse suurematele tellijatele ka private label tootmist, seega on üsna tõenäoline, et iga lugeja on mõnel nende poolt toodetul madratsil puhanud. Ettevõte kuulub Euroopa suurima madratsite- ning voodite tootmisega tegelevasse Hilding Anders gruppi. Kvaliteetsete madratsite tootmise taga seisab hea organisatsioonikultuur, automatiseeritud juhtimisprotsessid ning töötajate heaolu eest hoolitsemine. Õnneks on täna olemas tööriistad, mis aitavad kaasa protsesside efektiivsele juhtimisele ning väldivad inimlike vigade tekkimise võimalusi.

Ettevõtte teeb eriliseks see, et tegemist on küll suure kontserniga, aga samas on olemas ka täiesti oma bränd Sleepwell, mille puhul tegeldakse kogu protsessiga ise – alates tootearendusest kuni müügi- ning turundusstrateegiateni välja. „See bränd on meile seega väga südamelähedane ja armas,“ räägib ettevõtte personalijuht Carmen Froš.

Suure kontserni osana saadakse loomulikult tuge ka väljastpoolt ning umbes 80% kogu töömahust ongi tegelikult kontserni tellimused – Eestis toodetakse algusest lõpuni madratsikatteid, uuema asjana alates eelmise aasta lõpust toodetakse ka vatiini ise. Eesti tehast saab nimetada kontserni õmbluse tehnoloogiliseks teadmiskeskuseks.

Kuigi tegutsetakse suure kontserni osana ning märkimisväärne hulk tellimusi tuleb just sealtpoolt, siis suur osa juhtimisetegevustest on siiski emaettevõttest sõltumatud ning tööde plaanimine toimub kohapeal. Küllap võimaldatakse tütarettevõttele nii palju vabadust seetõttu, et ettevõtte tulemused on head, töötajatel on julgust oma arvamuse avaldamiseks ning hästi põhjendatud ettepanekute tegemiseks ja protsessid on aastate jooksul väga sujuvaks muudetud. Eestis ollaksegi väga tugevad justnimelt planeerimises ning paljud siin töötavad planeerijad töötavad ka kontserni heaks.

CompuAccess terminalid on paigaldatud mugavalt töökoha lähedusse. Terminale on Hilding Andersis kokku 10 ning töötaja saab kiiresti üles märkida millist tööd täpselt tehakse ning millises osakonnas.

Omavahel suhtlevad programmid hoiavad kokku aega

Hilding Anders Baltic AS kasutab palgaarvestuseks Columbus pilvepalka ning tööde ning tööaja planeerimiseks CompuAccessi, mis tagab tõhusa töökorralduse, kaotab vajaduse andmete mitmekordseks sisestamiseks ning aitab tootmise efektiivsust kasvatada.

CompuAccess:

• Suhtleb automaatselt Columbus pilvepalgaga ning andmeid topelt sisestama ei pea. Sünkroniseerimine ning import toimuvad automaatselt.
• CompuAccessi abil kogutakse kokku info tehtud tööde, töökohtade ning tööajatüüpide kohta
• Tööde registreerimine on lihtne protsess kiipkaardi või sõrmejälje abil. Terminalid on vastupidavad ning neid saab kasutada ka miinuskraadides ning väga tolmuses ruumis.

Columbuse pilvepalk:

• Pilvepalk koondab endas personalihalduse ja palgaarvestuse, mida toetab võimekas ärianalüütika.
• Lahenduse kasutamise muudab tõeliselt mugavaks iseteeninduskeskkond, mis võimaldab halduskoormust ettevõtte sees jagada.
• Lisaks loomulikult e-riigi teenused ning liidestamisvõimalused teiste juba olemasolevate tarkvaradega.

CompuAccess süsteemi logib töötaja end sisse kas kiipkaardi või sõrmejäle abil täpselt sellesse keskusesse, kus ta tööd alustab ning määrab sealsamas ära ka selle, millega ta parasjagu tegeleb. Selle valiku, kas kasutada logimiseks sõrmejälge või kiipi saab iga töötaja ise teha ning eelistused on ka erinevad – mõnele meeldib üks, teisele teine variant. Kiip on Hilding Andersis täna vajalik ka selle tõttu, et uste avamine veel sõrmejäljega ei tööta ning samuti registreeritakse selle abil ka lõunasöögid, mis osaliselt ettevõte poolt kompenseeritakse. Kiibi kasutamine lõuna eest tasumisel hoiab omakorda jällegi ka aega kokku, sest sularahas ning pangakaardiga arveldamisele kuluva aja ning seetõttu tekkivate järjekordades seismise asemel saavad töötajad terve oma lõunapausi aja rahulikult söömisele keskenduda.

Mõned kuud juurutamist tasuvad end väga kiiresti ära

CompuAccessi ja Columbus pilvepalga sümbioosile tervikuna üleminekuks kulus Hilding Andersis koos läbirääkimiste ja kõige muuga umbes neli kuud ning praeguseks on investeering end korralikult tagasi teeninud.

Võrreldes eelneva olukorraga hoiavad ettevõtte 11 tiimijuhti täna igapäevaselt kokku vähemalt pool tundi tööaega. Kui eelnevalt oli igal tiimijuhil vaja oma osakonnale töögraafik koostada, siis täna on graafiku koostamine täiesti automaatne. Iga töötaja kohta on süsteemis olemas lepinguga kokku lepitud normtunnid ning süsteem koostab selle baasilt töögraafiku automaatselt. Varasemalt oli tiimijuhtidel vaja vahel tegeleda ka selliste muredega, et töötaja jättis kaardi koju või unustas end sisse või välja logida. Nüüd sellist detektiivitööd enam teha pole tarvis ning säästetud tööaja arvelt saab millegi mõistlikumaga tegeleda. Loomulikult aitab aega kokku hoida ka see, et töögraafikuid ei ole palgaarvestuse jaoks enam erinevates süsteemides reaalselt tehtud töötundidega võrrelda tarvis, sest selle töö teevad programmid ise ära.

Tööde hetkeseisust on pidevalt ülevaade suurtel ekraanidel, mis on saanud ka koosolekute pidamisel headeks abilisteks.

Lisaks konkreetselt mõõdetavale aja kokkuhoiule halduskulude näol, on töötajate aja kasutamine ka märkimisväärselt efektiivsemaks muutunud. Kuna osaliselt mõõdeti tegevusi ka enne CompuAccess süsteemile üle minemist, siis on teada, et eelnevalt oli kategoriseerimata tegevusi kõigi töötundide kohta umbes 13%, mõnel kuul lausa 20%. See on see aeg, mille puhul pole täpselt kindel, milliseid tegevusi sel ajal tehti.  Tänaseks on see number väiksem, kui 5%. See tähendab ühtlasi ka seda, et nüüd on võimalik tootmist palju paremini planeerida, sest on täpsemalt teada, kui palju aega ühe või teise protsessi jaoks tarvis läheb.

CompuAccessi boonuseks on see, et iga töötaja saab välja võtta endale vajaliku raporti. Palgaarvestuse jaoks saab välja võtta info tehtud töö aegade ning liikide kohta, kusjuures arvesse saab võtta ka näiteks öötöö tunde, riigipühasid ning muud vajalikku. Tootmise planeerimiseks saab välja võtta infot konkreetsete tööde kohta – näiteks kui selgub, et ühe töö eelduseks tehtava teise töö tegemiseks läheb rohkem aega, siis saab selle võrra planeerida.

Töötajad tervitavad uut lahendust

Kuna Hilding Andersis oli ka enne CompuAccess ja Columbus pilvepalga süsteemile üleminekut kasutusel tööaja registreerimine ning samuti tegutsetakse tükitöö alusel, siis töötajatele uue süsteemi tutvustamine raskusi kaasa ei tekitanud. Pigem on uus süsteem endaga positiivset tagasisidet kaasa toonud – näiteks hinnatakse kõrgelt seda, et iga töötaja saab endale oma tehtud tööde kohta e-posti teel ülevaate saata.

Kui varem tekkis vahetuse lõpus tihti olukord, et inimesed seisid registraatori juures järjekorras, siis tänaseks on töötajad aru saanud, et paar minutit siia või sinnapoole ei ole sugugi oluline ja keegi ei saa karistada selle eest, et 2 minutit varem lahkus, vaid tegutsetakse mõistlikult – kui töö tehtud saab, siis järelikult ongi aeg koju minna ja ei ole vaja täpselt minuti pealt täistundi ära oodata.

Ühe palga liigina on ettevõttes kasutusel nii öelda kategooriatasu – seda makstakse selle põhjal kui paljusid erinevaid tööülesandeid on töötaja võimeline tegema – näiteks kas ta oskab ainult üht tööd, paari erinevat või lausa kõiki. Kuna tootmise planeerimise juures kliendi soovidele kiire reageerimine võtmetähtsusega, siis on väga oluline töötajate paindlikkus ning kõige efektiivsem planeerida tootmist mõistagi juhul, kui töötajad oskavad võimalikult paljusid erinevaid tootmise etappe. Hiljem on võimalik raportist jällegi lihtsa vaevaga välja võtta täpselt milliseid töid konkreetne töötaja teinud on ning kui palju tal sellele aega kulus. Samuti saab selle baasilt planeerida koolitusvajadust.

„Ektaco puhul on meie jaoks väga oluline jällegi paindlikkus. Meie jaoks on ülioluline, et koostööpartner mõtleks kaasa ning oleks valmis ka spetsiifilisemad küsimused läbi mõtlema – poolikuid lahendusi me ei soovi – kui teha, siis ikka 100%! Me saame Ektaco poolt hästi palju tuge ning tõesti on aru saada, et ei pakuta ainult standardset valmislahendust vaid meie vajadustesse süvenetakse põhjalikult.“

Küsi pakkumist siit.