Efektiivsem tööaja kasutamine ning sääst halduskuludelt digitaalse tööajaarvestussüsteemiga

Kõik, kes on kunagi kokku puutunud graafikute tegemise või töötundide kokku arvestamisega teavad kindlasti, kui palju aega see võtta võib. Mida rohkem on ettevõttes töötajaid, osakondi ning erinevaid tööde liike, seda keerulisemaks muutub graafikute koostamine ning samuti võtab omajagu aega hilisem reaalselt töötatud tundide kokku arvestamine ning palgaarvutuste tegemine.

Õnneks on tänapäeval võimalik see tüütu tegevus suures osas tehnoloogiale delegeerida. Täiesti iseseisvalt ei saa ükski tarkvara veel hakkama – alginfo peab sinna ikkagi sisestama, kuid suure osaga rutiinsest tegevusest saab hakkama automaatse tööajaarvestuse süsteem. Lisaboonusena tõstab automaatne tööajaarvestus ka efektiivsust.

Lihtsalt seletatuna aitab digitaalne tööajaarvestuse süsteem aega ning raha kokku hoida kolmes etapis:

1. Töögraafikute koostamine. Digitaalsesse tööajaarvestussüsteemi sisestatakse (või imporditakse personalihaldustarkvarast) ühekordselt töötajate andmed (töökoormus, planeeritud puhkused jne.) ning töötegemise vajadus (osakonnad, konkreetsed tegevused jne). Nende andmete põhjal  saate mugavalt koostada töögraafiku, arvestades muuhulgas näiteks sellega, et igas nädalas oleks piisavalt järjestikust puhkeaega. Seda aitab kontrollida seadustega vastavuses olemise funktsionaalsus.
2. Tööaja mõõtmine. Töötajad registreerivad end ettenähtud tööle kiipkaardi või sõrmejälje abil. Kui tööpäeva jooksul erinevaid ülesandeid täidetakse, siis registreeritakse ka see.  Alternatiivina saab kasutada lahendust, kus töö registreeritakse automaatselt vastavasse ruumi või alale sisenemisel ja lõpetatakse sealt väljumisel. Reaalselt tehtud töötundide infot saab hiljem kasutada ressursside optimeerimiseks – ülevaatlikest raportitest selgub täpselt, kus töötajaid üle või puudu oli.
3. Palgaarvestuste tegemiseks ei ole vaja enam andmeid uuesti käsitsi sisestama hakata, sest tööajaarvestuse süsteemist liigub info edasi palgaprogrammi. Sellega välditakse ka inimlike vigade tekkimise võimalus ning hoitakse omakorda aega kokku.

Tulemuste paranemine praktikas

Täpsed kokku hoitud töötunnid ning efektiivsuse kasvamise määr digitaalsele tööajaarvestussüsteemile üleminemisel sõltuvad mõistagi sellest, kuidas ettevõtet seni juhitud on ning milliseid süsteeme eelnevalt kasutati.

Kliendikogemustele tuginedes saab öelda, et 100 töötajaga ettevõttes, mis maksab Eesti keskmist palka kujuneb süsteemile ülemineku tasuvusajaks umbes 1,3 aastat.  Vaata enda ettevõtte potentsiaalset säästmise võimalust siit.  Säästmine tuleb ühelt poolt administratiivtegevustest – nii töögraafikute koostamisele ning tööajatabelite täitmisele kuluva aja vähenemisest kui ka hilisemast kontrollist, aruandlusest, palgaarvestusest ja muust taolisest. Efektiivsema planeerimisega säästetakse vähemalt 10% seni tööde planeerimisele kulunud ajast ning lisaks kaob ka inimlike vigade tegemise võimalus.

Teisalt aitab süsteem töötajate efektiivsust tõsta. Kogemus näitab, et töötajad muutuvad selle võrra distsiplineeritumaks – väheneb tühi tööaeg ning efektiivsus võib kasvada kuni 10%. Näiteks on keskmiselt tööle hilinetud minutid uuele süsteemile üle minnes vähenenud umbes 50% ning suitsupausidele kulunud arv tööaega täpselt mõõtes kolmandiku võrra vähenenud.

Kolmandaks saab süsteemi abil töövoogu reaalajas jälgida ning seda vajadusel ka tehases suurtel ekraanidel kuvada. Täpse info põhjal saab ka tulevasi töid paremini planeerida, sest täpselt on teada, kui palju aega ühe või teise etapi läbimiseks kulub. Samuti saab selgeks see, millised töötajad ülesannetega kiiremini hakkama saavad ja kes lisakoolitust vajaksid.

CompuAccess tööajaarvestuse lahendus:

• Tööajaarvestuse täislahendus võimaldab planeerida tööaega ning -graafikuid, tegelikult töötatud aega täpselt mõõta ning töö ja töötamisega seotud andmeid analüüsida.
• Süsteem koosneb tarkvarast ning riistvarast. Lahendus on kasutatav nii sise- kui välistingimustes, ning võrguühenduse katkemisel töötab piiratud funktsionaalsusega ka offline režiimis.
• Süsteem sobib nii väikesele ettevõttele kui ka tuhandete töötajatega tehasele.
• Süsteemi saab lisada piiramatu arvu töötajaid ning tööliike ning töögraafiku saab luua nii kaugele, kui tarvis – kasvõi terveks aastaks korraga.
• Lahendus on saadaval nii Android, Apple kui ka Windows süsteemides ning andmebaas on turvaliselt majutatud Telia serverisse.
• CompuAccessi saab liidestada raamatupidamis- ning palgaprogrammidega. Liidestus on juba tehtud Taavi palgaga ja Columbuse pilvepalgaga.
• Ektacol on üle 30 aasta kogemust läbipääsusüsteemide arendamisel ning meie kvaliteedijuhtimise süsteem vastab ISO 9001:2015 standardi nõuetele.
• Täna registreerib igapäevaselt oma tööaega CompuAccess süsteemis üle 1000 töötaja.

Küsi pakkumist!